Assistent/-in

Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme, Tübingen

Festkörperforschung & Materialwissenschaften Struktur- und Zellbiologie Informatik

(Kennziffer 18.17.)

Art der Stelle

Organisation & Verwaltung

Assistent/-in der Geschäftsführung (Teil- oder Vollzeit)

Stellenangebot vom 13. April 2017

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme hat zwei Standorte, in Stuttgart und Tübingen, und verbindet Spitzenforschung in Theorie, Software und Hardware im Bereich der intelligenten Systeme unter einem Dach. Zur administrativen und operativen Unterstützung des geschäftsführenden Direktors und der Forschungskoordination suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistentin oder einen Assistenten für den Standort Tübingen.

Ihre Aufgaben

  • eigenständige Organisation und Verwaltung für die Geschäftsführung (Terminkoordination und -überwachung, Kommunikation intern und extern)
  • Planung und Organisation von Besprechungen, Bewerbungsgesprächen und Veranstaltungen (gegebenenfalls mit Protokollführung) sowie Nachbereitung und Dokumentation
  • Gestaltung und Erstellung von Präsentationen, Vorträgen und Berichten
  • inhaltliche Formulierung/Erstellung jeglicher Korrespondenz in deutscher, englischer und ggf. weiteren Sprachen (teilweise Anfertigen von Übersetzungen) sowie die vielfältige Bearbeitung interner und externer Anfragen
  • Mitwirkung bei Repräsentationsaufgaben sowie Empfang und Betreuung von in- und ausländischen Gästen
  • Vorbereitung, Recherche und Mitarbeit bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen
  • Datenerhebung und Unterstützung bei der Pflege diverser Datenbanken
  • Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen

Ihr Profil

  • einschlägige Berufsausbildung (z.B. als Fremdsprachen- oder Europasekretär/-in oder einen vergleichbaren Abschluss) und sind ein Organisationstalent
  • sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau), weitere Sprachen von Vorteil
  • idealerweise Berufserfahrung im Bereich Assistent/-in auf Geschäftsführungsebene
  • sehr gute Computerkenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Programme (z.B. MS Office) und Internetanwendungen
  • strukturierte und selbstständige Arbeitsweise und hohe Problemlösungskompetenz
  • hohe interkulturelle und soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft sowie überzeugende Service- und Dienstleistungsorientierung sowie zuvorkommendes Auftreten gegenüber Gästen und Besuchern sowie gegenüber Kollegen
  • hohes Maß an Flexibilität, Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft sowie die Fähigkeit, sich an eine sich weiterentwickelnde Umgebung anzupassen

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit an einem wissenschaftlichen Institut mit internationalem Umfeld. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), einschließlich zusätzlicher Altersversorgung (Versogung des Bundes und der LÄnder, VBL). Die Stelle ist zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu besetzen und zunächst auf zwei Jahre befristet.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Bereichen an, in denen sie unterrepräsentiert sind und fordert daher insbesondere Frauen auf, sich zu bewerben. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung

Für fachliche Vorabinformationen können Sie Frau Sabrina Jung () kontaktieren. Ihre Bewerbung in englischer Sprache richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer 18.17. als eine PDF-Datei an . Bewerbungen, die bis zum 11.5.2017 eingehen, werden bevorzugt.

Für eine postalische Bewerbung nutzen Sie bitte folgende Adresse

Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme
Gemeinsame Verwaltung
Heisenbergstr. 1
70569 Stuttgart

 
loading content