Assistent/-in

Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme, Stuttgart

Festkörperforschung & Materialwissenschaften Struktur- und Zellbiologie

(Kennziffer 29.17.)

Art der Stelle

Organisation & Verwaltung

Assistent/-in der Geschäftsführung (Teilzeit)

Stellenangebot vom 12. Mai 2017

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme hat zwei Standorte, in Stuttgart und Tübingen, und verbindet Spitzenforschung in Theorie, Software und Hardware im Bereich der intelligenten Systeme unter einem Dach. Zur administrativen und operativen Unterstützung der Geschäftsführenden Direktorin suchen wir zum 1.10.2017 eine Assistentin oder einen Assistenten für den Standort Stuttgart.

Ihre Aufgaben

  • eigenständige Organisation und Verwaltung für die Geschäftsführung (Terminkoordination und -überwachung, Kommunikation intern/extern)
  • Planung und Organisation von Besprechungen, Bewerbungsgesprächen und Veranstaltungen (ggf. mit Protokollführung) sowie Nachbereitung und Dokumentation
  • Gestaltung und Erstellung von Präsentationen, Vorträgen und Berichten
  • inhaltliche Formulierung/Erstellung jeglicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache (teilweise Anfertigen von Übersetzungen) sowie die vielfältige Bearbeitung interner und externer Anfragen
  • Mitwirkung bei Repräsentationsaufgaben sowie Empfang und Betreuung von in- und ausländischen Gästen
  • Vorbereitung, Recherche und Mitarbeit bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen
  • Datenerhebung und Unterstützung bei der Pflege diverser Datenbanken
  • Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen

Ihr Profil

  • einschlägige Berufsausbildung (z.B. als Fremdsprachen- oder Europasekretär/-in oder vergleichbarer Abschluss) und sind ein Organisationstalent
  • verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau)
  • idealerweise Berufserfahrung im Bereich Assistent/-in auf Geschäftsführungsebene
  • sehr gute Computerkenntnisse und sicherer Umgang in der Anwendung der gängigen Programme (z.B. MS Office) und Internetanwendungen
  • strukturierte und selbstständige Arbeitsweise und hohe Problemlösungskompetenz
  • hohe interkulturelle und soziale Kompetenz, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft, überzeugende Service- und Dienstleistungsorientierung sowie zuvorkommendes Auftreten gegenüber Gästen, Besuchern und Kollegen
  • hohes Maß an Flexibilität, Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Einsatzbereitschaft sowie die Fähigkeit, sich an eine sich weiterentwickelnde Umgebung anzupassen

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit an einem wissenschaftlichen Institut mit internationalem Umfeld. Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), einschließlich zusätzlicher Altersversorgung (VBL). Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.12.2020.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Dem Institut ist eine Kindertagesstätte angegliedert.

Ihre Bewerbung

Für fachliche Vorabinformationen können Sie Frau Fanther () kontaktieren. Ihre Bewerbung in englischer Sprache richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer 29.17. als eine PDF-Datei an . Bewerbungen, die bis zum 18.6.2017 eingehen, werden bevorzugt.

Für eine postalische Bewerbung nutzen Sie bitte folgende Adresse

Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme
Gemeinsame Verwaltung
Heisenbergstr. 1
70569 Stuttgart

 
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